5 วิธีเตรียมความพร้อมสำหรับภาษาอังกฤษในการทำงาน

การได้พูดภาษาอังกฤษในชีวิตประจำวันสำหรับหลายๆคนถือเป็นเรื่องสนุก ได้ใช้ภาษาอังกฤษกับคนต่างชาติที่มาถามทาง หรือจับจ่ายซื้อของ แต่ในขณะเดียวกันการใช้ภาษาอังกฤษในที่ทำงานก็อาจจะทำให้อีกหลายคนถึงกับเครียดได้ เพราะเพียงแค่คำว่า “ภาษาอังกฤษธุรกิจ” ก็ทำให้รู้สึกถึงความยุ่งยากและซับซ้อนของการใช้ภาษาอังกฤษในอีกระดับขั้นเลย

ข้อแตกต่างที่สำคัญการในการใช้ภาษาอังกฤษในโอกาสทั่วๆไปกับการใช้ภาษาอังกฤษในที่ทำงานก็คือ ทักษะภาษาที่ต้องใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ได้แก่ การนำเสนองาน การเข้าประชุม การเขียนโต้ตอบe-mail การเขียนรายงาน นอกจากนี้ ต้องไม่ลืมสิ่งสำคัญมากๆอีกหนึ่งเรื่อง ซึ่งก็คือเราต้องใช้ทักษะภาษาอังกฤษในการสอบสัมภาษณ์เพื่อเข้าทำงานในบริษัทที่เราตั้งใจเอาไว้นั่นเอง

ทักษะภาษาอังกฤษง่ายๆสำหรับการทำงาน

ถึงแม้ว่าไวยากรณ์และคำศัพท์ภาษาอังกฤษจะเป็นเรื่องที่สำคัญในการใช้ภาษาสำหรับการทำงาน แต่ก็ยังมีเทคนิคอีกหลายอย่างที่จะช่วยให้เรามั่นใจในการใช้ภาษาอังกฤษในที่ทำงานเพิ่มมากขึ้น เรามีคำแนะนำจากครูเจ้าของภาษาผู้เชี่ยวชาญโดยตรงมาบอกเทคนิคที่นำไปใช้ได้ทันทีให้กับพวกเรา ไม่ว่าจะรู้ภาษาอังกฤษแค่ขั้นพื้นฐานหรือขั้นสูง ก็สามารถได้ประโยชน์จากคำแนะนำนี้ และนำไปปรับใช้ในที่ทำงานได้ทันที

1. ทักษะการพูด: การสอบสัมภาษณ์
   แน่นอนว่าก่อนที่เราจะเข้าไปทำงานที่ไหนก็ตาม เราก็ต้องสมัครงานและผ่านการสอบสัมภาษณ์ก่อน ซึ่งถือเป็นขั้นตอนที่ทำให้หลายๆคนกังวล และถึงกับนอนไม่หลับก่อนวันสัมภาษณ์ได้เลย ยิ่งถ้าต้องสัมภาษณ์เป็นภาษาอังกฤษด้วยแล้วก็จะยิ่งทำให้ตื่นเต้นมากขึ้นไปอีก การใช้ภาษาอังกฤษได้ดีจะมีส่วนช่วยให้มีโอกาสได้งานสูงขึ้น เรามาเรียนรู้เทคนิคในการตอบคำถามให้เป็นที่น่าประทับใจกันดีกว่า


• ให้ความสำคัญกับบริษัทที่ไปสมัคร เวลาที่เราตอบคำถาม ควรเน้นเรื่องสิ่งที่ตัวเราจะเป็นประโยชน์ให้กับบริษัทได้ในส่วนไหนบ้าง เพราะไม่มีใครมาสนใจว่า เราจะได้อะไรจากบริษัทนี้ แต่ทุกคนอยากรู้ว่า ถ้าบริษัทรับเราเข้าทำงานแล้ว บริษัทจะได้อะไรจากการที่เราเข้ามาทำงานให้บริษัท เรามีความรู้หรือประสบการณ์อะไรที่จะช่วยงานของบริษัทได้บ้าง
• สร้างทัศนคติในเชิงบวก คำถามเวลาสัมภาษณ์มักจะท้าทายเรื่องทัศนคติของเรา เช่น อะไรคือจุดอ่อนของเรา หรือถ้ามีปัญหาเกิดขึ้น เราจะรับมืออย่างไร ซึ่งแทนที่เราจะบอกว่า เรื่องนี้ทำ “ยาก” เราควรจะบอกเป็นว่า เรื่องนี้เป็นสิ่งที่ “ท้าทาย” สำหรับเรา หรือ แทนที่จะใช้คำว่า “ช้า” หรือ “จุกจิก” เราควรจะพูดว่า เรามี “กลยุทธ” และ “ความละเอียด” ในการทำงาน เป็นต้น
• กระชับ สำหรับการสัมภาษณ์ เรื่องสำคัญมากอีกเรื่องหนึ่งคือ การตอบหรือพูดไปเรื่อยๆ โดยไม่มีเนื้อหาชัดเจน ขาดตรรกะและเหตุผล คือ เราควรคิดก่อนที่จะพูดออกไป พูดให้ช้าลง มีจังหวะ เรียบเรียงคำพูดที่ได้รับการไตร่ตรองอย่างดีก่อน เพื่อให้ผู้สัมภาษณ์ได้เห็นว่าเราเป็นคนในอุดมคติที่ควรค่าแก่การรับเข้าทำงาน


2. ทักษะการพูด: การนำเสนองาน
   นึกถึงว่า เรากำลังยืนอยู่หน้าองค์ประชุมเพื่อนำเสนองาน ทุกสายตากำลังจับจ้องมาที่เรา และเราก็กำลังตื่นเต้นมากๆ เรารู้ว่าเราต้องการจะพูดอะไร แต่ด้วยความประหม่า ก็อาจจะทำให้เราพูดไม่ออกได้เหมือนกัน การนำเสนองานแบบนี้ไม่ง่ายสำหรับทุกคน แม้แต่เจ้าของภาษาเองก็ตามที เราเรียกกันว่า “ตื่นเวที” และนี่ก็คือเทคนิคที่จะช่วยให้เรามั่นใจมากขึ้นเวลาที่ต้องนำเสนองานเป้นภาษาอังกฤษ


• ทำให้เป็นหัวข้อ เวลาที่นำเสนองานเป็น PowerPoint presentationนั้น ถ้าเราพิมพ์เป็นย่อหน้ายาวๆ จะทำให้คนฟังลำบากในการที่จะทั้งอ่าน และฟังเราไปด้วยในเวลาเดียวกัน ดังนั้น การพิมพ์ให้เป็นข้อๆ โดยระบุเฉพาะเนื้อหาสำคัญๆ เพื่อช่วยเตือนให้เราพูดได้ครอบคลุม ครบถ้วนในสิ่งที่ต้องการนำเสนอ ก็จะทำให้การนำเสนอผลงานลื่นไหลได้ดีกว่า ที่สำคัญคือ อย่าเขียนบทพูด เพราะจะทำให้เราดูเหมือนหุ่นยนต์พูดได้
• พูดให้ตรงประเด็น แต่ละslide ที่นำเสนอ ต้องเป็นเรื่องที่เราต้องการจะสื่อสาร มีการจัดเรียงลำดับ ตั้งแต่บทเริ่มต้น เนื้อหา เหตุและผล จนนำไปถึงบทสรุป การใช้คำศัพท์ที่เหมาะสม ก็จะทำให้การเชื่อมโยงของเรื่องราวเป็นไปอย่างราบรื่น เช่น ลำดับ (first, last), สาเหตุ (because), ผลลัพธ์ (therefore) หรือข้อขัดแย้ง (however) เป็นต้น
• มองให้สูงกว่าระดับศีรษะของคนฟัง ในขณะที่ทุกสายตามองมาที่เรา เราสามารถละสายตาของเราให้มองเลยผ่านไป เพื่อจะช่วยลดความตื่นเต้นของเราลง เพราะเวลาที่เราพูดพร้อมๆกับจ้องสายตาผู้ฟังไปด้วยนั้น อาจจะทำให้เราสะดุดหรือลืมสิ่งที่เราพูดไปได้ชั่วขณะ ดังนั้นแนะนำให้มองเหนือระดับศีรษะของคนฟังจะดีกว่า เพราะสำหรับคนฟังแล้ว เราก็ยังดูเหมือนว่า เรามองคนฟังอยู่ตลอดเวลาที่เราพูดนั่นเอง


3. ทักษะการพูด: การประชุม
   ในขณะที่หลายๆคนคิดว่า การเข้าประชุมคือเวลาที่น่าเบื่อ เพราะเราเข้าไปนั่งฟังเฉยๆ น่าง่วงนอนเป็นที่สุด แสดงว่า การประชุมแบบนี้ขาดประสิทธิภาพในการจัดการ การประชุมที่ดีคือ การประชุมที่ทุกคนมีส่วนร่วม สามารถแสดงความคิดเห็นได้ เพื่อที่จะได้มองหาอะไรใหม่ๆมาทำร่วมกัน เราจึงมีคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ที่จะช่วยให้ทุกคนกล้าที่จะมีส่วนร่วมในที่ประชุมขององค์กร และนำเสนอความคิดของเราเองให้กับที่ประชุมได้อย่างราบรื่น


• เคารพในความคิดเห็นของผู้อื่น กุญแจสำคัญของการประชุมคือการแสดงความคิดเห็นร่วมกัน เพื่อหาข้อตกลงและทางออกที่ดีของแต่ละเรื่อง แน่นอนว่าระหว่างทางที่เราต้องเจอก็คือ ความเห็นที่ไม่ตรงกัน ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติ ดังนั้นในการที่เราจะแสดงความคิดเห็นที่แตกต่างแบบบัวไม่ให้ช้ำ น้ำไม่ให้ขุ่น ก็คือควรพูดให้สุภาพ เริ่มด้วยคำว่า “ผมรู้สึกว่า…(I feel that…)” หรือ “ผมเข้าใจมุมมองของคุณนะครับ อย่างไรก็ตามผมคิดว่า…(I understand your perspective, however…) ”
• ถามคำถามให้สุภาพและอ่อนโยน การถามคำถามแบบตรงๆห้วนๆอาจจะดูไม่สุภาพ เช่น “คุณคิดว่ายังไงล่ะ” (“What do you think?”) เป็นต้น ซึ่งแทนที่จะถามแบบนั้น เราควรจะถามให้นุ่มนวลขึ้นโดยการพูดว่า “คุณบอกผมได้หรือไม่ครับว่าคุณมีความคิดเห็นอย่างไรกับเรื่องนี้” (“Would you mind telling me what you think?”) หรือ แทนที่จะถามว่า “ทำไมล่ะ” (“Why is that?”) ก็ควรจะพูดว่า “คุณพอจะบอกได้หรือไม่ครับว่าทำไมคุณถึงพูดแบบนั้น” (“Would it be possible for you to say why that is?”)
• จัดลำดับความคิดเวลาพูด ในขณะที่เราแสดงความคิดเห็นของตัวเองในที่ประชุมนั้น เป็นเรื่องปกติที่เวลาที่เราเริ่มพูด เราอาจจะยังไม่ได้เรียบเรียงคำพูดในสิ่งที่เราคิดได้อย่างใจ ดังนั้นเราควรจะค่อยๆพูด พร้อมๆกับจัดระเบียบความคิดในหัวของเราไปด้วย เพื่อที่จะได้ให้รายละเอียดของข้อมูลที่เราต้องการบอกในที่ประชุมให้สมบูรณ์ที่สุด โดยที่เราอาจจะใช้วลีที่ว่า “หรือที่จะพูดอีกนัยหนึ่งว่า” ( “In other words…”) แล้วค่อยตามด้วย ข้อความที่เราได้คิดเรียบเรียงใหม่แล้ว


4. ทักษะการเขียน: Emails
   เรามักจะรู้สืกว่าเวลาที่เขียนเป็นภาษาอังกฤษจะดูง่ายกว่าพูด เพราะเรามีเวลาที่่จะคิดเลือกคำศัพท์ ไวยากรณ์ที่เหมาะสม แต่พอเป็นการเขียนอีเมล์สำคัญๆให้กับเจ้านาย หรือบริษัทคู่ค้า ที่่ต้องเป็นทางการและสุภาพแล้วนั้น หลายๆคนก็อยากจะหาตัวช่วยทันที เราจึงมีเทคนิคที่จะช่วยให้ทุกคนเขียนอีเมล์ที่เป็นทางการได้อย่างมั่นใจขึ้น


• ต้องมีโครงสร้างในการเขียน ถ้าเป็นข้อความทาง Line มักจะเป็นในรูปแบบการเขียนที่ไม่ค่อยเป็นทางการ แต่ถ้าเราเขียนเป็นอีเมล์ ซึ่งเป็นช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการนั้น เราต้องมีโครงสร้างในการเขียนที่ชัดเจน คือมีการเริ่มต้นทักทาย (Dear…) คำนำ เนื้อความ วัตถุประสงค์ รวมถึงข้อมูลในการติดต่อกลับ และคำลงท้าย(Sincerely…)
• คลังคำศัพท์ ไวยากรณ์ หลังจากที่เราได้เรียนรู้การใช้คำศัพท์ และไวยากรณ์ที่เหมาะกับการเขียนอีเมล์แบบเป็นทางการ เราควรเก็บเป็นคลังข้อมูลส่วนตัวของเราไว้ เพื่อที่เราจะได้นำมาใช้ได้อีกในคราวหน้า เราอาจจะจัดแบ่งเป็นกลุ่ม เรียงตั้งแต่ข้อความที่ไม่เป็นทางการ จนถึงเป็นทางการมากๆ หรืออาจจะเตรียมเป็นต้นแบบ (template) เอาไว้เพื่อจะได้ง่ายต่อการใช้งานในที่ทำงานในครั้งต่อๆไป
• เข้าใจในระดับของคนที่เราติดต่อด้วย โดยส่วนใหญ่แล้ว สำหรับการใช้ในที่ทำงานในชีวิตประจำวัน การเขียนอีเมล์เพียงเน้นแค่ให้สุภาพ ก็น่าจะเพียงพอแล้ว นานๆครั้ง เราอาจจะต้องเขียนอีเมล์ที่เป็นทางการมากๆ เช่น ติดต่อกับผู้ใหญ่ระดับสูง หรือ ติดต่อกับองค์กรของรัฐ ดังนั้นเราต้องแยกแยะให้ได้ว่า จะต้องเขียนอีเมล์ให้เป็นทางการในระดับใด


5. ทักษะการเขียน: รายงาน
   การเขียนอีเมล์ มักจะมีความยาวแค่ไม่กี่ย่อหน้า แต่การเขียนรายงานนั้น อาจจะมีได้ตั้งแต่ 1 หน้า , 2 หน้า หรือ แม้กระทั่ง 20 หน้าก็เป็นได้ ซึ่งทำให้หลายๆคนวิตกกังวลในการเขียนรายงานเป็นภาษาอังกฤษ จริงๆแล้ว การเขียนรายงานก็ใช้หลักการเดียวกับการเขียนอีเมล์ คือเราต้องยึดตามโครงสร้างการเขียนเป็นหลัก แต่ละย่อหน้าหรือแต่ละประโยคต้องมีวัตถุประสงค์ มีวิธีที่จะทำให้เราเขียนรายงานได้ง่ายขึ้นก็คือ


• เขียนให้กระชับและน่าอ่าน เราไม่จำเป็นต้องเขียนประโยคยาวๆที่ใช้คำศัพท์หรูๆ การเขียนประโยคให้กระชับและได้ใจความน่าจะดีกว่า ควรมีความยาวของแต่ละประโยคในรายงานต่างๆกันไป สั้นบ้าง ยาวบ้าง เพื่อให้รายงานน่าอ่านขึ้น
• ใช้ตารางและแผนภูมิ การดูข้อมูลผ่านตารางหรือแผนภูมิจะทำให้เข้าใจได้ง่ายกว่าการอ่านข้อความเป็นประโยค ยิ่งทำให้เห็นภาพมากเท่าไร ก็จะยิ่งทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นมากเท่านั้น ไม่ว่าเราจะใช้ตารางหรือแผนภูมิ ก็ควรจะต้องให้อิงกับเนื้อหาที่เราเขียนในรายงานด้วย แล้วเราจะพบประโยชน์ของการใช้ตารางและแผนภูมิ (Graph)
• เขียนเป็นหัวข้อ คล้ายกับการนำเสนองานแบบPowerPoint นั่นเอง การเขียนรายงานโดยแบ่งเป็นหัวข้อ จะทำให้ง่ายต่อการอ่าน ที่สำคัญคือ ต้องอิงกับเนื้อหาและใช้แบบแผนการเขียนภาษาอังกฤษแบบเดียวกันในรายงาน

จริงๆแล้ว การใช้ภาษาอังกฤษในที่ทำงาน ก็ไม่ต่างจากการใช้ภาษาในชีวิตประจำวัน คือภาษาอังกฤษที่เราใช้ก็ไม่มีใครคาดหวังว่า จะต้องถูกหลักไวยากรณ์ ร้อยเปอร์เซ็นต์ การที่เราได้คะแนน TOEIC สูงๆ อาจจะช่วยให้เรามั่นใจขึ้่นในการไปสมัครงาน แต่สิ่งสำคัญที่สุด ที่จะช่วยเพิ่มความเชื่อมั่นให้กับเราก็คือ การอดทน ฝึกฝนการใช้ภาษาอังกฤษอย่างสม่ำเสมอ ยิ่งเราฝึกมากเท่าไร เราก็จะยิ่งชำนาญมากขึ้นเท่านั้น

สุดท้ายนี้ ต้องไม่ลืมว่า ไม่มีใครอยู่โดดเดี่ยวคนเดียว ที่ทำงานของเรามีเพื่อนร่วมงานอีกมากมายที่อาจจะเคยประสบปัญหาในการใช้ภาษาอังกฤษในที่ทำงานเหมือนกับเรามาก่อน เราสามารถถามเพื่อนๆหรือขอคำแนะนำในการสัมภาษณ์ การนำเสนองาน การพูดแสดงความเห็นในที่ประชุม การเขียนอีเมล์ รวมถึงการเขียนรายงานเป็นภาษาอังกฤษได้ นอกจากนี้ ยังมีหนังสือดีๆอีกมากที่จะช่วยให้เรามีทักษะภาษาอังกฤษที่ดีขึ้น และประสบความสำเร็จ ก้าวหน้าขึ้นในองค์กรได้